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外貿單證全套流程

發布時間:2011/7/7 點擊:203
導讀:
詳細介紹
 1.客戶詢盤:

  一般在客戶下perchaseOrder之前,都會有相關的OrderInquiry給業務部,做一些細節上的了解。

  2.報價:

  業務部及時回復客人查詢,確定貨物品名,型號,生產廠家,數量,交貨期,付款方式,包裝規格及柜型等,peroformaInvoice給客戶做正式報價。

  3.得到訂單:

  經過洽談,收到客戶正式的訂單perchaseOrder。

  4.下生產訂單:

  得到客人的訂單確認后,給工廠下訂單,安排生產計劃。

  5.業務審批:

  業務部收到訂單后,首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫,盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名,部門經理審批,再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的,或有預付款和傭金等條款的,要經公司總經理審批才行。合同審批之后,制成銷售訂單,交給部門進程員跟進。

  6.下達生產通知:

  業務部在確定交貨期后,滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產:

  (1)如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到,收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其他可能的問題,如有問題應立即請客人改證。

  (2)如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經到賬。

  (3):如果是放帳客戶,或通過銀行D/A等方式收滙等,需經理確認。

  7.驗貨:

  (1)在交貨期前一周,要通知公司驗貨員驗貨。

  (2)如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的,要在交貨期一周前,約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。

  (3)如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的,要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

  8.制備基本文件:

  工廠提供的裝箱資料,制作出口合同,出口商業發票,裝箱單等文件(應由業務跟單員制作,交給單證員)。

  9.商檢:

  如果是國家法定商檢產品,在給工廠下訂單時要說明商檢要求,并提供出口合同,發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸,便于工廠辦理商檢。

應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

  10.租船訂倉:

  (1)如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款,通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系,告知發貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前,以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知(INGORDER),通常在開船一周前可拿到定倉紙。

  (2)如果是由賣方支付運費,應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期,運價,開船口岸等。經比較,選擇價格優惠,信譽好,船期合適的船公司,并告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉,程序同上。

  (3)如果貨物不夠一個小柜,需走散貨時,向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時,還要了解截關時間,入倉報關要求,等內容。

  (4)向運輸公司定倉時,一定要傳真書面定倉紙,註明所定船期,柜型及數量,目的港等內容,以避免差錯。

  11.安排拖柜:

  (1).貨物做好并驗貨通過后,委托拖車公司提柜,裝柜。拖車公司應選擇安全可靠,價格合理的公司簽定協議長期合作,以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料:定倉確認書/放柜紙,船公司,定倉號,拖柜委托書,註明裝柜時間,柜型及數量,裝柜地址,報關行,及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜,要專門聲明,不能晚到。并要求回傳一份上柜資料,列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等。

  (2).傳真一份裝車資料給工廠,列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

  (3)要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部,列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等,并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

  12.委托報關:

  在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行,委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。委托報關時,應提供一份裝柜資料,內容包括所裝貨物及數量,口岸,船公司,定倉號,柜號,船開截關時間,拖車公司,柜型及數量,本公司的聯系人和電話等。

  13.獲得運輸文件:

  (1)最遲在開船后兩天內,要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做,并給出正確的貨物數量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

  (2)督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后,向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認后再要求船公司出正本。

  (3)及時支付運雜費,付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。

  14.準備其他文件:

  (1).商業發票:L/C要求提供的文件中,對商業發票要求最嚴格。

發票的日期要確定在開證日之后,交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來,要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證,一般要提前20天辦理。
   (2).FORMA原產地證書:FORMA原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需註意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前,在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的,要辦理后發證書,需提供報關單,提單等文件。經香港轉運的貨物,FORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽,證明未在港對貨物進行再加工。

  (3).一般原產地證:一般原產地證可在中國貿易促進會辦理,要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽,也和發票一樣要提前20天辦理。

  (4).裝運通知:一般是要求在開船后幾天之內,要通知客人發貨的細節,包括船名,航班次,開船日,預計抵港日,貨物及數量,金額,包裝件數,嘜頭,目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明,如傳真報告書,發函底單等,註意按客人要求的時間內辦理。

  (5).裝箱單:裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量,每箱的毛重,凈重,外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號,以便于客人查找。裝箱單的重量,體積要于提單相符。

  15.交單:

  (1)采用L/C收滙的,應在規定的交單時間內,備齊全部單證,并嚴格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付。

  (2).采用T/T收滙的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付款,確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

  (3).如果T/T收滙的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

  16.業務登記:

  每單出口業務在完成后要及時做登記,包括電腦登記及書面登記,便于以后查詢,統計等。

  17.文件存檔:

  所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

  18.單證員平時應註意收集信息

  運價變動,船期,航線等信息,為業務員報價提供幫助。

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